Jaar verwijderen en een nieuw jaar toevoegen

Let wel, jaar afsluiten doet u pas aan het eind van de driejaarsperiode.
Dus indien u wilt gaan boeken in een jaar dat nog niet in het pakket zichtbaar is.
Wel adviseren wij dat te doen een al paar maanden voor het nieuwe jaar nodig is.
Bijvoorbeeld in september kijken of u alles in twee jaar geleden heeft verwerkt en aangegeven.
Voor boekhoudkundig het jaar afsluiten zie hoofdstuk 10.02 van het handboek.

 

Doe eerst twee maal "Boekhouding - diversen - databasemanagement" (fouten direct repareren) volgens hoofdstuk 10.04 Databasemanagement.

Ga dan naar het menu "Boekhouding - diversen - instellingen boekhouding"
Daar ziet u drie jaar staan met radiobuttons.
Wij zullen die hieronder noemen [HOOGJAAR] [MIDDENJAAR] [LAAGJAAR]

U wilt dus [LAAGJAAR] verwijderen en [HOOGJAAR+1] toevoegen.

MAAK EERST EEN BACK UP (er verdwijnt een jaar uit uw boekhouding. Noem de back up/copie bijv. 'bestaandenaam_[LAAGJAAR]_ alleen kijken.df1)
U doet dit als volgt:
Ga naar het menu "Archief - Programma informatie"
Daar ziet u het pad naar uw gegevensbestand. Aan het eind van het pad staat de naam van uw gegevensbestand.
Stel dat is mijnbedrijf.df1
Sluit dan Ohmega.
Ga in de verkenner naar dat bestand. Controleer in de eigenschappen of dat bestand net geopend is geweest (dan weet u zeker dat het de goede is).
Copieer dat bestand. Hernoem de copie in mijnbedrijf_[LAAGJAAR]_alleen kijken.df1
U mag in die copie niet meer boeken. Het is alleen om later nog te kunnen kijken.
U kunt switchen van uw echte boekhouding naar deze copie en terug via "Archief - andere administratie".
Als u toch boekt dient u de eindbalans [LAAGJAAR].df1 uit te printen en die te corrigeren in uw echte boekhouding. Dat kan in periode nul van het nieuwe [LAAGJAAR].
Het is verstandig mijnbedrijf_[LAAGJAAR]_alleen kijken.df1 ook extern op te slaan of te branden op CD/DVD. Het is en essientieel bestand wat u 7 jaar moet bewaren.
Het beste is trouwens dit ook te doen met uw echte mijnbedrijf.df1
Buitenshuis opslaan van essentiele bestanden is altijd goed.


Klik " Boekhouding - Diversen - Jaarafsluiting".

Bij jaarafsluiting wordt het laagste van de drie boekjaren verwijderd.
Er wordt een begin-balans aangemaakt in periode nul van [MIDDENJAAR] (1 januari).
De saldi van de balans- en liquiditeitsrekeningen aan het eind van [LAAGJAAR] worden op de beginbalans overgenomen.

Het saldo van de resultatenrekeningen wordt op een aan te geven rekening geboekt, bijv. 'Winstsaldo' (Balans/gewone rekening).
Let wel, vaak komt er niets op deze rekening, omdat u dat ooit al handmatig hebt gedaan in [LAAGJAAR. (zie hoofdstuk 10.02 van het handboek).

Vervolgens schuiven de jaren waarin geboekt kan worden met één jaar op.



Dagboek beginbalans
Bij Dagboek beginbalans vult u het dagboek in, waarin de beginbalans, die automatisch wordt aangemaakt, geboekt moet worden. (memoriaal).
Rekening winstsaldo
Bij Rekening winstsaldo geeft u de grootboekrekening aan waarop het saldo van de resultatenrekeningen van het laagste jaar geboekt moeten worden.
Bijv. de zo juist genoemde rekening 'Winstsaldo'. (Dat dient een grootboekrekening te zijn van het type "Balansrekening/gewone rekening".
U kunt de rekening "Winstsaldo eerst aanmaken maar het mag ook "Kapitaal" zijn of "Reserves" ed.
Een aparte rekening "Winstsaldo" gebruikt als u het niet zeker weet en de winst later wordt tegengeboekt naar een andere rekening door uw accountant.
De beginbalans van [MIDDENJAAR] die automatisch ontstaat, kan namelijk niet meer worden gewijzigd. Maar 'Winstsaldo' kan altijd worden schoongeboekt naar Kapitaal of iets dergelijks in periode nul van het nieuwe [LAAGJAAR].

Betaalde verkoopfacturen verwijderen
Als "Betaalde verkoopfacturen verwijderen" of "Betaalde inkoopfacturen verwijderen" is aangevinkt, dan worden de facturen uit het laagste jaar ( wat nu wordt verwijderd) of eerder die volledig betaald zijn, verwijderd.
U kunt dit later ook nog doen in Boekhouding - diversen - Verwijderen facturen.
Het zijn dus facturen die precies betaald zijn ( 1 cent te veel betaald en hij wordt niet verwijderd, hij staat nog open)

De volgende vragen beantwoord u steeds met YES.
Als u iets niet heeft afgedrukt kunt u altijd nog even naar mijnbedrijf_[LAAGJAAR]_alleen kijken.df1

Als het afsluiten klaar is, kunt u nog even gaan naar "Boekhouding - diversen - instellingen boekhouding".
Zet de radiobutton op het jaar waar u in wilt werken. Vaak is dat het nieuwe [HOOGJAAR], maar het kan ook zijn dat u nog dingen wilt doen in het nieuwe [MIDDENJAAR].
De radiobutton is niet echt belangrijk, maar u zult merken dat het irritant is bij het boeken als u steeds de periode moet aanpassen. in de boekstukken.

Ook is het extra veilig als u bij het openen in het inlogscherm direct klikt op "Andere administratie"en kiest voor mijnbedrijf_[LAAGJAAR]_alleen kijken.df1
Dan
"Boekhouding - diversen - instellingen"
Zet daar alle drie de velden "Open vanaf periode" op 13.
Dan kunt u niet per ongeluk nog boeken in die copie.
Ga dan via "Archief -andere administratie" naar uw echte boekhouding "mijnbedrijf.df1" en ga verder boekhouden in het (nieuwe)
[LAAGJAAR] ,
[MIDDENJAAR] en
[HOOGJAAR]


Jaarafsluiten algemeen
Eindejaarsverwerking
databasemanagement